Conditions de réservation et d'annulation

CONDITIONS DE RÉSERVATION, DE PAIEMENT ET D’ANNULATION DE WILDERNESS HOTELS

PAIEMENTS & ANNULATIONS

Conditions générales d’annulation

• Toutes les annulations et modifications doivent être envoyées par e-mail. Une annulation est considérée comme effective lorsque le service des ventes de Wilderness Hotels (sales@wildernesshotels.fi) la reçoit par écrit pendant les heures d’ouverture en Finlande, au plus tard à 16h00, heure locale. Si une annulation est reçue après cette heure, elle sera considérée comme ayant été reçue le jour suivant.
• Les réservations effectuées sur notre site internet peuvent également être annulées via l’espace client en ligne accessible depuis l’e-mail de confirmation de réservation.
• Les conditions d’annulation s’appliquent que le client annule une activité, une réservation d’hébergement, un service supplémentaire ou un forfait préétabli.
• Si une réservation est annulée pendant la période d’annulation gratuite, le montant payé sera remboursé dans un délai de sept jours suivant l’envoi de la demande d’annulation.
• Les remboursements pour les annulations éligibles seront effectués uniquement via le moyen de paiement utilisé lors de la réservation.
• En cas de non-présentation ou de départ anticipé, des frais d’annulation correspondant à 100 % du montant de la réservation seront appliqués.
• Nous recommandons vivement de souscrire une assurance voyage complète couvrant les frais d’annulation liés à une maladie, à une perturbation du voyage ou à toute autre circonstance imprévue. L’hôtel n’est pas tenu d’accepter une annulation sans frais sur présentation d’un certificat médical ou de tout autre document équivalent.

RÉSERVATIONS DE FORFAITS HIVER

CONDITIONS DE PAIEMENT

• Un acompte de 30 % sera prélevé au moment de la réservation. Si le paiement de l’acompte n’est pas reçu dans un délai d’une semaine après la confirmation de la réservation, Wilderness Hotels se réserve le droit d’annuler la réservation sans préavis.*
• Le solde restant de 70 % sera prélevé 90 jours avant l’arrivée.
• Pour les réservations effectuées 90 jours ou moins avant l’arrivée, la totalité du montant de la réservation sera prélevée au moment de la réservation.

CONDITIONS D’ANNULATION

Saison d’hiver & périodes de vacances

• Pour toute annulation effectuée 91 jours ou plus avant l’arrivée, des frais d’annulation de 50 € par réservation s’appliquent. Tout montant déjà versé dépassant les 50 € de frais d’annulation sera remboursé via le moyen de paiement utilisé lors de la réservation.
• Des frais d’annulation de 30 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée entre 90 et 61 jours avant la date d’arrivée.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée 60 jours ou moins avant la date d’arrivée.

Saison de Noël

• L’acompte de 30 % est non remboursable dès le moment de la réservation.*
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée 90 jours ou moins avant la date d’arrivée.

*Exceptions pour les réservations effectuées par e-mail auprès du service des ventes

• L’acompte de 30 % sera prélevé après le 1er mai. Si le paiement de l’acompte n’est pas reçu dans un délai d’une semaine après l’envoi de la demande de paiement, Wilderness Hotels se réserve le droit d’annuler la réservation sans préavis.
• Les frais d’annulation s’appliquent à partir du 1er mai. Avant cette date, aucun frais d’annulation n’est appliqué.

AUTRES RÉSERVATIONS EN LIGNE

CONDITIONS DE PAIEMENT

• La réservation est confirmée dès réception du paiement intégral.

CONDITIONS D’ANNULATION

• Réservations pour la période du 1.9.2026 au 14.11.2026 : annulation gratuite jusqu’à 31 jours avant l’arrivée.
  Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 30 jours avant l’arrivée.
• Réservations pour la période du 15.11.2026 au 15.4.2027 : annulation gratuite jusqu’à 91 jours avant l’arrivée.
  Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 90 jours avant l’arrivée.
• Réservations pour la période du 16.4.2027 au 31.8.2027 : annulation gratuite jusqu’à 15 jours avant l’arrivée.
  Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 14 jours avant l’arrivée.
• Réservations pour la période du 1.9.2027 au 14.11.2027 : annulation gratuite jusqu’à 31 jours avant l’arrivée.
  Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 30 jours avant l’arrivée.
• Réservations pour la période du 15.11.2027 au 15.4.2028 : annulation gratuite jusqu’à 91 jours avant l’arrivée.
  Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 90 jours avant l’arrivée.

AUTRES RÉSERVATIONS EFFECTUÉES AUPRÈS DE NOTRE SERVICE DES VENTES

Automne 2026

CONDITIONS DE PAIEMENT

• Le paiement intégral doit être effectué 30 jours avant l’arrivée.

CONDITIONS D’ANNULATION

• Annulation gratuite jusqu’à 31 jours avant l’arrivée.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 30 jours avant l’arrivée.

Hiver 2026–2027 & hiver 2027–2028

Conditions spéciales de réservation pour la période du 1.12 au 20.3

• NELLIM, INARI, MUOTKA & NANGU : le séjour minimum dans les chambres, chalets, hébergements Aurora, suites et appartements est de 3 nuits.
• JUUTUA, SAARISELKÄ, KIEPPI & KELO LODGE : le séjour minimum dans les chambres, chalets, hébergements Aurora, suites et appartements est de 3 nuits entre le 14.12 et le 6.1 ainsi qu’entre le 29.1 et le 5.3. À toutes les autres dates, le séjour minimum est de 2 nuits.
• Le supplément demi-pension est obligatoire dans tous les hôtels pendant toute la saison hivernale.
• Séjours de 2 nuits : au minimum deux (2) activités par personne doivent être réservées à l’avance au moment de la réservation.
• Séjours de 3 nuits : au minimum trois (3) activités par personne doivent être réservées à l’avance au moment de la réservation.
• Séjours de 4 à 7 nuits : au minimum quatre (4) activités par personne doivent être réservées à l’avance au moment de la réservation.

CONDITIONS DE PAIEMENT

• Un acompte de 30 % doit être versé au moment de la réservation. Si le paiement de l’acompte n’est pas reçu dans un délai d’une semaine après la confirmation de la réservation, Wilderness Hotels se réserve le droit d’annuler la réservation sans préavis.
• Le solde restant doit être payé 90 jours avant l’arrivée.
• Pour les réservations effectuées 90 jours ou moins avant l’arrivée, la totalité du montant de la réservation sera facturée au moment de la réservation.
• Si le montant de la réservation est inférieur à 1 000 €, la totalité du montant sera facturée en une seule fois, avec une échéance fixée à 90 jours avant l’arrivée.

CONDITIONS D’ANNULATION

• Pour toute annulation effectuée 91 jours ou plus avant l’arrivée, des frais d’annulation de 50 € par réservation s’appliquent. Tout montant déjà versé dépassant les 50 € de frais d’annulation sera remboursé via le moyen de paiement utilisé lors de la réservation.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 90 jours avant l’arrivée.

Été 2027

CONDITIONS DE PAIEMENT

• Le paiement intégral doit être effectué 14 jours avant l’arrivée.

CONDITIONS D’ANNULATION

• Annulation gratuite jusqu’à 15 jours avant l’arrivée.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 14 jours avant l’arrivée.

Automne 2027

CONDITIONS DE PAIEMENT

• Le paiement intégral doit être effectué 30 jours avant l’arrivée.

CONDITIONS D’ANNULATION

• Annulation gratuite jusqu’à 31 jours avant l’arrivée.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent à partir de 30 jours avant l’arrivée.

AUTRES CONDITIONS GÉNÉRALES
Conditions générales de réservation

• Les clients sont entièrement responsables de communiquer à l’hôtel les informations relatives à leurs vols ainsi que leurs éventuelles exigences alimentaires particulières au plus tard sept jours avant leur arrivée. Sans ces informations, nous ne serons peut-être pas en mesure d’organiser les transferts depuis ou vers l’aéroport ni les repas spéciaux.
• Pour des raisons impérieuses, l’hôtel se réserve le droit de transférer une réservation vers un autre hôtel de catégorie équivalente. L’hôtel prendra en charge les éventuels frais supplémentaires directs résultant de ce changement. L’hôtel exerce ses activités conformément à la législation finlandaise.
• Veuillez noter que tous les Wilderness Hotels sont des établissements sans espèces et acceptent uniquement les paiements par carte bancaire.

Modification des dates

• Si un changement de dates vers de toutes nouvelles dates est demandé, la modification peut être effectuée gratuitement* lorsque la demande est faite pendant la période d’annulation gratuite, sous réserve de disponibilité.
  *Aucun frais de modification ne s’applique. Toutefois, si les nouvelles dates de voyage correspondent à une période tarifaire différente, toute différence de prix devra être réglée.
• Si la modification est demandée après la période d’annulation gratuite, elle sera considérée et traitée de la même manière qu’une annulation.
• Toute modification de la réservation peut entraîner un nouveau calcul du montant de la réservation selon les tarifs en vigueur au moment de la modification.
• Les dates ne peuvent pas être reportées à la saison hivernale suivante.

Conditions de réservation des activités

• Les durées des activités sont données à titre indicatif et peuvent varier en fonction de l’état des routes, des conditions météorologiques, des conditions de déplacement ou d’autres circonstances imprévues. Wilderness Hotels se réserve le droit d’apporter les modifications nécessaires pour des raisons de sécurité.
• Pour conduire une motoneige, les clients doivent être âgés d’au moins 18 ans et posséder un permis de conduire valide en Finlande. La conduite sous l’influence de l’alcool est interdite par la législation finlandaise.
• Pour des raisons de sécurité, les enfants de moins de 15 ans participent aux safaris en motoneige dans un traîneau.
• Pour des raisons de sécurité, les enfants de moins de 3 ans ne peuvent pas participer aux activités.
• Pour des raisons de sécurité, les personnes enceintes ne peuvent pas participer aux safaris en traîneau à chiens, aux promenades en traîneau à rennes ni aux activités impliquant des motoneiges ou des traîneaux tirés par une motoneige. Des activités alternatives peuvent être organisées dans ces cas.

CONDITIONS DE PAIEMENT & D’ANNULATION
Pour les réservations confirmées avant le 1er octobre 2026

RÉSERVATIONS EN LIGNE VIA NOTRE SITE INTERNET
Réservations de forfaits hiver

Autres réservations

Annulations

• Réservations pour la période du 15.4 au 31.8.2026 : annulation gratuite jusqu’à 14 jours avant l’arrivée.
• Réservations pour la période du 1.9 au 14.11.2026 : annulation gratuite jusqu’à 30 jours avant l’arrivée.
• Réservations pour la période du 15.11.2026 au 15.4.2027 : annulation gratuite jusqu’à 90 jours avant l’arrivée.
• Si la réservation est annulée pendant la période d’annulation gratuite, le montant payé sera remboursé dans un délai de 7 jours suivant l’envoi de l’annulation.
• Si l’annulation est effectuée après la période d’annulation gratuite ou si le client ne se présente pas, l’établissement facturera des frais d’annulation correspondant à 100 % du montant de la réservation.

RÉSERVATIONS PAR E-MAIL AUPRÈS DE NOTRE SERVICE DES VENTES
AUTOMNE 2026

Annulations

• Aucun frais d’annulation jusqu’à 42 jours avant l’arrivée.
• 30 % de frais d’annulation entre 42 et 31 jours avant l’arrivée.
• 50 % de frais d’annulation entre 30 et 15 jours avant l’arrivée.
• 100 % de frais d’annulation à moins de 15 jours avant l’arrivée.

HIVER 2026–2027

• Un acompte de 30 % doit être versé au moment de la réservation. Si le paiement de l’acompte n’est pas reçu avant la date d’échéance, Wilderness Hotels se réserve le droit d’annuler la réservation sans préavis.
• Pour les réservations effectuées avant le 1er mai 2026, une facture correspondant à l’acompte de 30 % sera envoyée en mai 2026.
• Si le montant de la réservation est inférieur à 1 000 €, la totalité du montant sera facturée en une seule fois 6 semaines avant l’arrivée (exception : période de Noël – 15 septembre).
• Le solde restant doit être payé 6 semaines avant l’arrivée. Pour les réservations effectuées moins de 6 semaines avant l’arrivée, le paiement intégral doit être effectué au moment de la réservation.

Annulations

• Annulation gratuite si celle-ci est effectuée avant le 1er mai 2026.
• Pour toute annulation effectuée après le 1er mai 2026 et au moins 6 semaines avant l’arrivée, des frais d’annulation de 50 € s’appliquent.
• Des frais d’annulation de 50 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée entre 6 semaines et 30 jours avant l’arrivée.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée 29 jours ou moins avant l’arrivée.

NOËL & NOUVEL AN

• Un acompte de 30 % doit être versé au moment de la réservation. Si le paiement de l’acompte n’est pas reçu avant la date d’échéance, Wilderness Hotels se réserve le droit d’annuler la réservation sans préavis.
• Pour les réservations effectuées avant le 1er mai 2026, une facture correspondant à l’acompte de 30 % sera envoyée en mai 2026.
• Le solde restant doit être payé au plus tard le 15 septembre 2026.
• Si le montant de la réservation est inférieur à 1 000 €, la totalité du montant sera facturée le 15 septembre 2026, ou au moment de la réservation si celle-ci est effectuée après cette date.

Annulations

• Annulation gratuite si celle-ci est effectuée avant le 1er mai 2026.
• Des frais d’annulation de 30 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée entre le 1er mai et le 15 septembre 2026.
• Des frais d’annulation de 100 % s’appliquent lorsque l’annulation est effectuée après le 15 septembre 2026.