Rekisteri- ja Tietosuojaseloste

Tämä on Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.12.2018. Viimeisin muutos 10.2.2025. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen myötä organisaatioiden tulee laatia kirjallinen kuvaus niiden toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Tätä kuvausta kutsutaan selosteeksi käsittelytoimista. Seloste käsittelytoimista on organisaation sisäinen asiakirja. Se toimii apuvälineenä henkilötietojen käsittelyn hahmottamisessa, ja sen tarkoituksena on osaltaan osoittaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Velvoite vastaa pitkälti henkilötietolain velvoitetta laatia rekisteriseloste. Henkilötietolaista poiketen EU:n yleinen tietosuoja-asetus ei edellytä rekisteri- tai tietosuojaselosteen laatimista. Rekisteröityjä täytyy kuitenkin informoida henkilötietojen käsittelystä. Tämä asiakirja on laadittu rekisteröityjen informoimista varten. Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi ja tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi. Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy:llä on myös yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käyttää osana rekisteriä.

Rekisterinpitäjä

Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy
Kirkkokuja 17, 99800 Ivalo
Y-tunnus: 1873718-2
info@wildernesshotels.fi
+358 50 430 7600

Toimipaikat

• Wilderness Hotel Inari; Inarintie 2, 99870 Inari
• Wilderness Hotel Juutua; Saarikoskentie 2, 99870 Inari
• Wilderness Hotel Muotka; Muotkantie 204, 99830
• Wilderness Hotel Nangu; Veskoniementie 1320, 99800 Ivalo
• Wilderness Hotel Nellim; Nellimintie 4230, 9860 Nellim
• Wilderness Hotel Saariselkä; Laanilantie 5, 99830 Saariselkä
• Wilderness Hotel Kieppi; Raitopolku 1, 99830 Saariselkä

Yhteisrekisterinpitäjät

Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy voi toimia yhteisrekisterinpitäjänä muiden organisaatioiden kanssa, kun yhdessä määritellään henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että on olemassa läpinäkyvä järjestely, joka määrittelee sovitut roolit ja vastuut tietosuojasäädösten noudattamiseksi. Tämän järjestelyn pääkohdat ovat saatavilla yksilöille pyynnöstä. Tämä varmistaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan tehokkaasti.

Käsittelyn tarkoitukset

Asiakassuhteen ja asiakkuuden ylläpitäminen ja hoitaminen. Tämä asiakirja käsittelee vain asiakkaan tietojen keräämistä.

Kerätyt tiedot asiakkaista

• Nimi
• Kotiosoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Kansalaisuus
• Syntymäaika
• Luotto- tai pankkikortin tiedot
• Erityisruokavaliot
• Passin numero
• Likimääräinen IP-osoite

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Henkilö- ja asiakastiedot saadaan pääosin varaustietoina varausjärjestelmien kautta. Tietoja täydennetään varauksen edetessä ja asiakkaan ilmoittautuessa ostettuun palveluun.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille tietosuojalainsäädännön perusteella. Henkilöitä, jotka käsittelevät tietoja, koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakassuhteen päätyttyä. Yrityksen toimitusjohtaja tai muu tehtävään määrätty henkilö on vastuussa yrityksen henkilötiedoista ja niiden luovuttamisesta lain mukaisesti.

Tarvittaessa tiedot henkilötietojen siirtämisestä EU-alueen ulkopuolelle

Asiakastietoja saatetaan siirtää palveluiden mahdollistamiseksi ETA:n ulkopuolelle. Takaamme, että asiakastietojen tietoturva pysyy samalla tasolla kuin ETA:n sisällä, mikäli siirrämme tietoja sen ulkopuolelle.

Eri tietoryhmiin kohdistuvat toimenpiteet ja rekisteröityjen oikeudet sekä oikeuksien käyttäminen

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lainsäädäntö vaatii tai niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia.

Rekisteröidyillä on oikeus

• Saada pääsy omiin henkilökohtaisiin tietoihinsa, joita Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy käsittelee. Asiakas voi ottaa yhteyttä selvittääkseen, mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.
• Vaatia tiedon korjaamista.
• Vaatia tiedon poistamista.
• Pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.
• Saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Jos rekisteröity haluaa käyttää jotakin yllä olevista oikeuksista, pyydämme lähettämään seuraavat tiedot Nellim Wilderness Hotels & Safaris Oy:lle postitse tai sähköpostitse: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista. Jos tiedot lähetetään sähköpostitse, ne tulisi lähettää turvapostissa. Turvapostin saa tilattua tietosuojavastaavalta.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen henkilötietojen käsittelyyn liittyvää riskiä vastaavan turvallisuustason. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. On tärkeää varmistaa tietosuoja kaikissa käsittelyn vaiheissa, alkaen tietojen keräämisestä ja päättyen tietojen tuhoamiseen. Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, jotka työtehtäviensä puolesta tietoja tarvitsevat. Toimipaikoilla on yksityiskohtaiset toimintaohjeet tietosuojan varmistamiseen. Kaikki työntekijät, opiskelijat mukaan lukien, allekirjoittavat vaitiolositoumuksen. Tietosuojaseloste on yksi keino osoittaa, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, ja se toimitetaan pyydettäessä valvontaviranomaiselle.